為保障公司股東會合法、順利召開，避免因股東會的召集程序、表決方式以及表決內容違反法律、行政法規、公司章程的規定而導致股東會決議被確認無效或撤銷，公司在召開股東會時應按照下列程序及要求進行，。在會議召開前應當核對出席會議的股東身份、人數以及所代表的表決權是否已過半，對于涉及需要修改公司章程、增加或者減少注冊資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司形式的決議，必須有代表三分之二以上表決權的股東參加會議。有限責任公司在召開股東會，對審議事項進行表決時，應當首先按照公司章程的規定進行表決，在公司章程沒有規定的情況下應當按照法律規定的一般方式，即按照出資比例進行表決。
為保障公司股東會合法、順利召開，避免因股東會的召集程序、表決方式以及表決內容違反法律、行政法規、公司章程的規定而導致股東會決議被確認無效或撤銷，公司在召開股東會時應按照下列程序及要求進行：
一、召集人
一般情況下股東會由董事會負責召集，董事長主持。首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持。
二、召集期間
股東會應當每年召開一次，時間一般在上一會計年度結束后六個月內。按照《公司法》規定出現以下情形的，董事會應當在2個月內召集召開臨時股東會：
1 、董事人數不足本法規定人數（3-13人）或者公司章程所定人數的三分之二時；
2、公司未彌補的虧損達實收股本總額三分之一時；
3、單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東請求時；
4、董事會認為必要時；
5、監事會提議召開時；
6、公司章程規定的其他情形。
三、會議通知
1、會議通知內容：會議通知內容要明確載明會議召開的時間、地點、與會人員、審議事項等。股東會議通知書應由董事長簽發。
2、會議通知方式：召集會議的通知應當于會議召開前十五日通知到全體股東，采取如下通知方式進行通知：
（1）面簽
在條件允許的情況下，應當盡量采取面簽的方式將股東會召集通知書及相關議案送達給股東。采用面簽的方式送達，要求股東當面在送達回執上簽字確認，不可代簽、代收。
（2）郵寄送達
在不方便采取面簽的方式送達時，可以采取郵寄的方式將股東會召集通知書以及相關議案送達給股東。郵寄一般要通過EMS的方式寄出，收件人地址要填寫股東名冊上股東留下的通訊地址，股東沒有留下通訊地址的可填寫股東身份證上面的地址。在郵寄單上要寫明郵寄文件的內容，包括股東會召集通知書、送達回執以及相關議案。并要求股東在收到通知書后將送達回執簽字后回郵給公司，同時注意保留郵寄單。
?。?）公證送達
當股東之間出現矛盾時，在個別股東拒不簽收股東會召集通知書送達回執的情況下，為保證股東會召開程序的合法性，應當采取公證送達的方式通知股東，避免因召集程序有瑕疵導致股東會作出的決議被撤銷。
四、表決程序
（一）出席會議的股東達到法定人數
在會議召開前應當核對出席會議的股東身份、人數以及所代表的表決權是否已過半，對于涉及需要修改公司章程、增加或者減少注冊資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司形式的決議，必須有代表三分之二以上表決權的股東參加會議。
（二）委托代理人出席
股東因特殊原因未能參加會議，委托他人行使權利的，要提交該股東簽署的授權委托書，要明確授權范圍，授權范圍應包括：代為出席股東會議、代為行股東表決權、代為簽署相關文件。
（三）表決方式
有限責任公司的表決方式包括以下幾種方式:
1、按出資比例表決
在公司章程沒有特別規定的情況下，股東會應采取按照出資比例行使表決權的方式，對提案事項進行表決。
2、按公司章程規定的其他方式進行表決
有限責任公司可以通過公司章程，規定不按照出資比例進行表決，如按照一人一票的方式進行表決，在選舉董事或監事的時候可以按照累計投票制進行表決。
有限責任公司在召開股東會，對審議事項進行表決時，應當首先按照公司章程的規定進行表決，在公司章程沒有規定的情況下應當按照法律規定的一般方式，即按照出資比例進行表決。
五、作出決議
對于一般的決議事項，代表半數以上表決權的股東同意即為通過。
對與涉及需要修改公司章程、增加或者減少注冊資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司形式的決議必須經過代表三分之二表決權的股東同意才為通過。
股東會要以書面的形式作出決議，所作的決議必須經過股東的簽字確認，涉及法人股的還要求有法人股東的蓋章。
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